Wanneer is de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) gepland?
Mobiele gebruikers: klik op om een herinnering toe te voegen aan uw agenda.
De ondernemingsraad moet circa 30 dagen voorafgaand aan de dag van oproeping in kennis worden gesteld van sommige voorgenomen besluiten
Als er een ondernemingsraad is:
Tijdig voor datum oproeping OR in gelegenheid stellen om:
- advies uit te brengen aan het orgaan dat het voorstel aan de AVA doet tot:
- Vaststelling van het bezoldigingsbeleid
- zijn standpunt te bepalen ten aanzien van voorgenomen besluiten van de AVA tot:
- goedkeuring belangrijke bestuursbesluiten (art. 2:107a Burgerlijk Wetboek)
- benoeming, schorsing en ontslag bestuurders en commissarissen
Verzoek van aandeelhouder tot agendering van een onderwerp moet uiterlijk 60 dagen voor de AVA zijn ontvangen
De Nederlandse Corporate Governance Code voorziet in een responstijd van het bestuur wanneer één of meer aandeelhouders het voornemen heeft agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap; bijv. ontslag van één of meer bestuurders of commissarissen. Als het bestuur de responstijd inroept, mag deze periode volgens de Code niet langer zijn dan 180 dagen. Zie nader Best practice-bepaling 4.1.6 en 4.1.7.
Oproeping primair via elektronische weg (website)
Inhoud oproeping:
- Agenda
- Plaats en tijdstip AVA
- Procedure gevolmachtigden
- Uitleg procedure voor deelname aan de AVA en, indien van toepassing, het uitoefenen van stemrecht d.m.v. een elektronisch communicatiemiddel
- Registratiedatum
- Adres website van de vennootschap
Op de website dient voorts het totale aantal aandelen en stemrechten op de dag van oproeping vermeld te worden, evenals de op de AVA voor te leggen documenten, ontwerpbesluiten/toelichting en door aandeelhouders ingediende ontwerpbesluiten. Deze informatie dient ten minste gedurende een jaar op de website toegankelijk te blijven.
Indien een voorstel tot statutenwijziging wordt geagendeerd, moet uiterlijk op deze 42e dag voor de AVA het ontwerp van deze wijziging worden medegedeeld aan de Autoriteit Financiële Markten en de beurs.
Indien de benoeming van de accountant wordt geagendeerd, moet dit uiterlijk op deze 42e dag voor de AVA aan de Autoriteit Financiële Markten worden medegedeeld.
Verplichte registratiedatum vastgesteld op exact 28 dagen voor de AVA
Het recht van aandeelhouders om aan een AVA deel te nemen en te stemmen, wordt vastgesteld aan de hand van de aandelen die zij op een bepaalde datum voorafgaand aan de AVA houden (de registratiedatum). Deze is wettelijk vastgesteld op de 28ste dag voor de AVA.
Indien het totale aantal aandelen en stemrechten is gewijzigd t.o.v. de dag van oproeping, dienen deze via de website gepubliceerd te worden. Publicatie moet plaatsvinden op de eerste werkdag na de registratiedatum.
Algemene vergadering van aandeelhouders
Als er een ondernemingsraad is:
De ondernemingsraad heeft het recht om zijn advies of standpunt toe te lichten tijdens de AVA; voor zover het onderwerpen betreft waarvoor het zijn advies heeft uitgebracht dan wel zijn standpunt heeft bepaald zoals hierboven bedoeld.
De stemmingsresultaten dienen uiterlijk 15 dagen na de AVA op de website te worden geplaatst
Stemmingsresultaten: het aantal aandelen waarvoor geldige stemmen zijn uitgebracht, het percentage van het kapitaal dat daarmee vertegenwoordigd was, het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen en het aantal voor- en tegenstemmers en onthoudingen. Deze informatie dient ten minste gedurende een jaar op de website toegankelijk te blijven.
Vanaf 3 september 2020 is de vennootschap verplicht om een elektronische ontvangstbevestiging van een op elektronische wijze uitgebrachte stem te verzenden aan degenen die de stem heeft uitgebracht.
De conceptnotulen van de AVA dienen op de website beschikbaar te worden gesteld
Nadat de conceptnotulen drie maanden beschikbaar zijn gesteld, kunnen de notulen worden vastgesteld.
Verzoek om stembevestiging
Dit is de uiterste dag waarop een aandeelhouder de vennootschap om bevestiging kan verzoeken van de geldige registratie en telling van de door hem/haar uitgebrachte stemmen op de AVA.
Identificatieronde door NV: vanaf tot en met
Identificatieverzoek door aandeelhouders ≥ 10%: vanaf tot
Verzoek van aandeelhouders ≥ 1% (of met een aandelenbelang van ten minste € 250.000) tot verzending van informatie: tot en met zeven werkdagen voor
Vragen over deze tijdlijn?
Neem contact op met Joyce Leemrijse
020 674 1312
joyce.leemrijse@allenovery.com
